A Nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento digital que tem por função registrar para fins fiscais o tramite legal de mercadorias e serviços entre os envolvidos na comercialização. Sua idoneidade é garantida pela assinatura de quem envia e pelo receptor, com o Fisco antes que o Fator Gerador seja consumado.
Desde 2005 as Notas fiscais eletrônicas são validadas em todo o território nacional, legitimadas pela legislação brasileira, as maiores vantagens do uso da NF-e são economia nos custos de impressão, diminuição do tempo de espera dos transportadores nos postos fiscais, redução dos gastos com armazenamento, desnecessidade de digitalização de notas, facilidade na comprovação da autenticidade documental e diminuição da sonegação de impostos, promovendo o aumento do recolhimento tributário sem a necessidade de reajuste nas alíquotas.
De acordo com as normas atuais a NF-e pode substituir apenas as notas conhecidas com 1/A1 que tem função registro das transações comerciais, e também a nota do modelo 4, a dita Nota do Produtor. Não tem a finalidade, portanto, de substituir o Cupom Fiscal ou a Nota Fiscal do Consumidor, é importe elencar que os documentos não suplantados pela Nota Eletrônica devem continuar sendo seguidos sem nenhuma alteração.
Aliado a NF-e existe a DANFe que é o documento auxiliar que funciona como um representação simplificada da mesma, impressa em uma única via, contendo a chave de acesso para consulta e não tem caráter substitutivo. Possui dupla finalidade, primeiro acompanhar o tramite da mercadoria e como forma de comprovante para o recebedor que não emitiu a NF-e. Para o destinatário a maior mudança é a obrigatoriedade da conferência da genuinidade do Nota e a do certificado digital através da consulta eletrônica na página da Secretaria da Fazenda.
A confirmação da entrega pode ser feita a partir de uma espécie de canhoto presente na DANFe que deve ser destacado e assinado e retornado ao remetente, para fins de comprovação o destinatário pode manter armazenado apenas o documento auxiliar da NF-e. Não poderá ser exigido do remetente a substituição da Nota eletrônica, pelas do tipo 1/A1, se este é obrigado pela legislação usa-la todas as partes envolvidas no tramite terão que legitima-la.
